1. OBJETIVO, ALCANCE Y DEFINICIÓN 

OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. 

ALCANCE 

Esta política aplica para todas las áreas y/ o personas que trabajen con bases de datos personales para el cumplimiento de sus funciones. 

DEFINICIÓN 

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales. Esta ley obliga al cumplimiento de normas y prácticas que conlleven al tratamiento adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo a las disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia. La ley es de obligatorio cumplimiento para todos los que de una u otra manera traten y/o sean responsables de bases de datos personales. 

2. DEFINICIONES

Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

RESPONSABLE: SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S

NIT. 901.182.635-5

CORREO ELECTRÓNICO: recursoshumanos@publiventas.co

TELEFONO:  320 3064177

El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. 

4. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

(f)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 

(g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

(h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la reglamentación aplicable. 

(i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

(j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable. 

(k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

(l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

(m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

(n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

(o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

5. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales son utilizados para:

a. Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañía.

b. Pago de obligaciones contractuales.

c. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.

d. Soporte en procesos de auditoría externa/interna.

e. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

f. Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las Compañía.

g. Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

h. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.

i. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.

j. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.

k. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

6. CONDICIONES GENERALES

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones: 

Artículo 9°. Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

Artículo 11. Suministro de la información. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

El Gobierno Nacional establecerá la forma en la cual los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento deberán suministrar la información del Titular, atendiendo a la naturaleza del dato personal, Esta reglamentación deberá darse a más tardar dentro del año siguiente a la promulgación de la  ley 1377.

Artículo 12. Deber de informar al Titular. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) Los derechos que le asisten como Titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

Artículo 13. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

7. AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.

SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

 a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

b. Datos de naturaleza pública. 

c. Casos de urgencia médica o sanitaria. 

d. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas 

Manifestación de la autorización 

La autorización a SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S

• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

La autorización será solicitada por SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales.

8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.-

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de una solicitud escrita al correo electrónico recursoshumanos@publiventas.co el cual será enviada la respectiva información solicitada en el transcurso de 10 días al correo remitente de la solicitud.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de una solicitud escrita al correo electrónico recursoshumanos@publiventas.co  el cual será enviada la respectiva información solicitada en el transcurso de 10 días al correo remitente de la solicitud.

10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

a. Consultas: Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S , quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S garantiza: 

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. 

• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta.

• Las consultas podrán formularse al correo recursoshumanos@publiventas.co   celular 320 3064177

b. Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S, el cual será tramitado así: 

 El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S al correo electrónico recursoshumanos@publiventas.co  celular 3203064177, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 

c. Petición de actualización y/o rectificación 

SOLUCIONES Y CREACIONES DIGITALES S.A.S  rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: 

El titular deberá enviar la solicitud al correo electrónico recursoshumanos@publiventas.co  celular 3203064177  o en medio físico indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

11. VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 28 de Septiembre de 2015.